Tận dụng Zapier để tự động hóa và tăng năng suất công việc

Thời đại hiện nay, thay vì tốn thời gian vào những công đoạn rườm rà và lặp đi lặp lại làm mất thời gian. Các cá nhân và doanh nghiệp thường hướng tới mục tiêu tối ưu các quy trình làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn. 

Ứng dụng Zapier ra đời hỗ trợ con người trong việc tự động hóa các quy trình công việc, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Nhờ đó có thể tập trung vào những công việc chính quan trọng hơn. 

Vậy Zapier là gì? Làm thế nào để ứng dụng Zapier hiệu quả? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về Zapier, các tính năng và lợi ích khi sử dụng. Hãy cùng khám phá và tận dụng sức mạnh của Zapier để nâng cao hiệu quả làm việc của mình!

Zapier là gì?

Zapier là một công cụ trực tuyến giúp kết nối các ứng dụng khác nhau với nhau thông qua các bước tự động được gọi là “Zap”.

 

Để giải thích Zapier một cách dễ hiểu hơn, bạn có thể tưởng tượng nó như là một con đường nối giữa các công cụ và ứng dụng khác nhau, giúp chúng có thể trao đổi thông tin với nhau một cách tự động và hiệu quả hơn. Khi bạn sử dụng Zapier, bạn có thể tạo ra các quy trình tự động để chuyển đổi dữ liệu hoặc thông tin từ một ứng dụng này sang ứng dụng khác, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong công việc hàng ngày của bạn.

Ví dụ, bạn có thể tạo một Zap để tự động tạo một tweet trên Twitter mỗi khi bạn đăng một bài viết mới trên blog của mình. Bạn cũng có thể tạo một Zap để tự động tạo một task trên Trello khi bạn nhận được một email quan trọng trong hộp thư đến của mình. Như vậy, với Zapier, bạn có thể kết nối các công cụ và ứng dụng khác nhau với nhau để tạo ra các quy trình làm việc tự động, giúp tiết kiệm thời gian và năng suất cho công việc của bạn.

Zapier được các doanh nghiệp tận dụng hiệu quả theo tiêu chí “Thay vì work hard thì hãy work smart”. Zapier giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất cho doanh nghiệp để đạt được mục tiêu kinh doanh một cách tốt nhất.

Cách thức hoạt động của Zapier

Zapier cho phép bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tạo ra các lệnh tự động gọi là “Zap”. Mỗi Zap sẽ bao gồm hai thành phần chính: Trình kích hoạt (Trigger) và Trình hành động (Action). Khi bạn thiết lập và kích hoạt Zap mới, các hành động sẽ được thực thi tự động khi sự kiện kích hoạt diễn ra.

• Zap: là một chuỗi hành động tự động luân chuyển giữa các ứng dụng của bạn
• Trình kích hoạt (Trigger) là một đoạn mã chỉ được thực thi khi Zap khởi động ứng dụng. Sau khi bạn thiết lập Zap, Zapier sẽ quan sát, theo dõi và quản lý ứng dụng cho sự kiện đó. 
• Trình hành động (Action) công cụ giúp tổng hợp các bước để hoàn thành Zap.

Các tính năng tự động hóa của Zapier

Zapier là giải pháp tự động hóa tuyệt vời dành cho cá nhân và doanh nghiệp, giúp cho công việc của bạn trở nên chính xác, trơn tru và tiết kiệm thời gian. Các tính năng tự động hóa của Zapier rất đa dạng và phù hợp với nhiều nhu cầu của người dùng, chẳng hạn như:

Tự động hóa bài đăng trên mạng xã hội

Zapier sẽ tạo một zap cho phép tự động chia sẻ bài đăng lên các trang mạng xã hội khi kết nối WordPress với Facebook hay Zalo/ Twitter… mỗi khi có bài đăng mới trên Blog

Gửi email tự động đến đối tượng khách hàng mục tiêu

Bạn cũng có thể gửi email tự động cho khách hàng đăng ký mới khi kết nối Zapier với Google Form hoặc Google Sheet để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc, thay vì phải ngồi gửi từng chiếc email thủ công.

Tự động hóa việc lưu trữ dữ liệu 

Ngoài ra, Zapier còn giúp bạn tự động lưu trữ dữ liệu khi kết nối với Gmail và Dropbox, cho phép bạn lưu trữ những tệp đính kèm trong email một cách tự động.

Zapier hỗ trợ hơn 3.000 ứng dụng khác nhau, bao gồm các công cụ như Gmail, Slack, Trello, Salesforce, Dropbox và nhiều hơn nữa. Mang đến cho bạn nhiều giải pháp tự động hóa khác nhau để phù hợp với nhu cầu và mục đích của mình.

Cách sử dụng Zapier cực kỳ đơn giản

Cách thiết lập tài khoản Zapier

• Để sử dụng Zapier, bạn cần đăng ký tài khoản trên trang chủ của nó. Việc này rất đơn giản, bạn có thể đăng ký bằng tài khoản Google, Facebook hoặc Gmail.
• Sau đó nhấn vào “Sign Up”  và hoàn tất đăng ký để có thể trải nghiệm các tính năng tự động hóa tuyệt vời của Zapier.

Hướng dẫn tạo một Zap mới

• Đăng nhập vào tài khoản Zapier đã đăng ký trước đó, nhấp chọn “Tạo Zap mới”

Tạo Zapier mới

Chọn trình kích hoạt Trigger

• Để bắt đầu quá trình tự động hóa trên Zapier, bạn cần thiết lập Trigger tức là sự kiện báo hiệu cho Zapier biết khi nào phải bắt đầu thực hiện các hành động. Muốn thiết lập Trigger, trước tiên bạn cần chọn ứng dụng (Choose a Trigger App) sẽ làm chủ hành động khởi phát. 
• Tại danh sách tìm kiếm hãy chọn ứng dụng bạn muốn thực hiện hoặc dùng thanh công cụ tìm kiếm để tìm ứng dụng nhanh hơn.

Cài đặt trigger

• Từ menu hiện lên, tiến hành khai báo sự kiện sẽ diễn ra để khởi động Zap
• Nếu không có sự kiện đúng với ý của bạn, hãy dùng công cụ tìm kiếm (ví dụ gõ “đính kèm” ) hoặc nhấn vào “Hiển thị tùy chọn ít phổ biến” để bạn có thêm nhiều lựa chọn khác 

Chọn trigger Zapier

Thiết lập trigger 

• Sau khi đã chọn xong ứng dụng và hành động cho Trigger, việc bạn cần làm là cấp quyền truy cập cho Zapier vào tài khoản của bạn trên nền tảng đó.

Ví dụ: Nếu bạn chọn Gmail, hãy nhấn vào nút “Kết nối tài khoản mới” -> và nhập thông tin tài khoản theo yêu cầu. 

• Sau khi hoàn tất quá trình liên kết tài khoản, kiểm tra tính hoạt động của Trigger bằng cách nhấn vào nút “Kiểm tra tài khoản” để xem tài khoản có hoạt động bình thường hay không.
• Nhấp chọn chế độ “Chỉ nhận diện Email từ tài khoản cụ thể” để Zap chỉ tập trung vào một biến thể Trigger, nếu không ứng dụng sẽ tự động lưu trữ bất kể email nào có đính kèm tài liệu.

Kiểm tra tài khoản kích hoạt

Kiểm tra trình kích hoạt trigger

• Ứng dụng Trigger cần một chút thời gian để sẵn sàng với dữ liệu. Trong trường hợp này, Zapier sẽ kiểm tra lại file đính kèm được gửi đến email của bạn và xác định file nào đáp ứng đầy đủ các tiêu chí bạn đưa ra khi thiết lập trước đó.
• Hãy chọn “Lấy và tiếp tục” để khởi động trình kích hoạt trigger và chờ xem kết quả.

Kiểm tra kích hoạt

Thiết lập trình hành động Action

Trình hành động Action chỉ xảy ra khi trình kích hoạt Trigger được khởi động. 

• Đầu tiên nhấp chọn ứng dụng bạn muốn thực hiện hành động.
• Kế tiếp, từ menu dropdown hãy chọn hành động sẽ làm bằng cách nhập vào thanh tìm kiếm hoặc nhấn vào “Hiển thị tùy chọn ít phổ biến”.
• Chọn “Copy file từ Trigger” để Zap copy file đính kèm đến email khai báo trong trình kích hoạt Trigger.

Thêm chi tiết cho hành động Action

Tại đây, bạn cần cấp quyền cho Zapier để có thể truy cập vào tài khoản tương ứng. 

• Nhấp vào “Connect New Account” (Kết nối tài khoản mới) -> Đăng nhập vào tài khoản Action và cho phép Zapier truy cập
• Tiếp theo, điều hướng Zap chính xác bạn muốn ứng dụng làm gì với tài khoản này. Đối với ví dụ Dropbox, bạn cần chọn Dropbox folder để lưu trữ hình ảnh và đổi tên file hình.

Nhấn vào nút bên phải của phần File để chọn cách đặt tên

Kiểm tra trình hành động Action

Tương tự với trình kích hoạt Trigger, bước cuối cùng trong thiết lập trình hành động Action là test thử xem có hoạt động ổn định không

Nhấn vào “Lấy và tiếp tục” để chạy thử trình hành động và chờ đợi kết quả

Đặt tên và kích hoạt Zap

• Bước cuối cùng chỉ cần đặt tên và kích hoạt Zap, bạn có thể yên tâm rằng Zap sẽ hoạt động theo đúng yêu cầu bạn muốn.

Đổi tên và kích hoạt zap bằng cách nhấp chuột kéo nút sang bên phải.

Cách quản lý các Zap và quản lý kết nối

Quản lý Zap

Trong thư mục quản lý Zap, bạn có thể quan sát các Zap đã tạo và tạo thư mục để phân loại từng Zap. Bạn sẽ nhìn thấy thông tin cơ bản của từng Zap và có thể thực hiện một số hành động như:

• Phân loại Zap vào các thư mục
• Tạo Zap mới
• Thao tác bật/tắt các Zap nhanh chóng
• Có thể tạo bản sao hoặc chỉnh sửa Zap, xóa Zap nhanh chóng
• Đổi tên cho Zap
• Thực hiện các thao tác hàng loạt như xóa tất cả Zap hoặc tạm dừng tất cả…

Quản lý các Zap trên Zapier

Bạn có thể quan sát một số tác vụ (task) đã được hoàn thành ở phía dưới góc trái màn hình  (Ví dụ có tất cả bao nhiêu email đã được gửi đi thông qua trình tự động hóa)

Bạn có thể download file CSV để theo dõi lịch sử hoạt động của Zap. Nhấn vào một Zap bất kỳ để hiển thị các thông tin như Trigger, Action cùng và xem các Zap có thành công hay không.

Lợi ích khi sử dụng Zapier 

Ứng dụng Zapier giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc

Trước đây, hoạt động của doanh nghiệp thường được thực hiện bằng các tác vụ thủ công, ví dụ như việc phải sao chép dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác bằng cách đánh máy thủ công. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn giảm năng suất làm việc của doanh nghiệp 

Với Zapier, doanh nghiệp có thể nối kết các ứng dụng và tự động hóa việc chuyển giao dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó, quy trình làm việc sẽ được tối ưu hóa tuyệt đối mà không phạm bất kỳ lỗi nhỏ nào.

Người dùng có thể kích hoạt tự động hóa quy trình bằng Zapier để thực hiện các công việc hàng ngày như: nhận/gửi Email, tự động lưu các tệp đính kèm trong email được gửi đến vào Dropbox, cập nhật bản ghi hàng ngày trong CRM,…

Ứng dụng Zapier giúp tăng khả năng tương tác giữa các ứng dụng

Zapier còn giúp tăng khả năng tương tác giữa các ứng dụng. Khi bạn kết nối các ứng dụng với nhau, chúng có thể trao đổi thông tin và dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Ví dụ, bạn có thể tự động tạo ra một thẻ Trello mới mỗi khi nhận được một email quan trọng trong Gmail, hoặc tự động tạo lịch làm việc trong Google Calendar khi bạn tạo một sự kiện trong Salesforce.

Ứng dụng Zapier giúp ghi nhớ mọi cuộc hẹn quan trọng

Zapier là giải pháp hiệu quả giúp bạn tạo lời nhắc cho các buổi họp hoặc các vấn đề quan trọng nào, giống như một “trợ lý riêng”, Zapier giúp kết nối với ứng dụng lịch của bạn và gửi qua Email, SMS để thông báo về các cuộc hẹn.

Ứng dụng Zapier giúp mở rộng quy mô doanh nghiệp

Bên cạnh đó, thay vì chìm đắm trong chuỗi công việc hay “núi” giấy tờ mang tính lặp đi lặp lại làm mất thời gian, tính năng tự động hóa của Zapier giúp tối ưu hóa công việc hàng ngày. Giúp cho các doanh nghiệp có thời gian để nhìn nhận lại quy trình vận hành, từ đó sẽ tập trung được vào các giá trị cốt lõi, không ngừng nâng cấp và cải thiện để doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn, tạo bước đệm mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Ứng dụng Zapier giúp chinh phục khách hàng tiềm năng

Khách hàng là đối tượng mà mọi doanh nghiệp đều nỗ lực hướng tới, là nơi đem lại giá trị cho các hoạt động kinh doanh. Do đó, việc thiết lập và duy trì mối quan hệ bền bỉ và lâu dài với khách hàng là mục tiêu hàng đầu.

Zapier cung cấp cho doanh nghiệp khả năng tự động hóa các quy trình tiếp cận khách hàng, bao gồm sắp xếp lịch hẹn phù hợp, gửi Email marketing, quản lý CRM và cập nhật thông tin của khách hàng. Giúp doanh nghiệp take cares khách hàng hiệu quả hơn, tăng độ tin cậy trong mắt đối tác và khách hàng tiềm năng.

Hy vọng với bài viết trên, Media Gyancy có thể giúp bạn hiểu được Zapier là gì và biết cách thiết lập Zapier. Một giải pháp tuyệt vời trong việc tinh gọn quy trình. Hãy ứng dụng Zapier để tối ưu quy trình và chạm đỉnh doanh thu ngay hôm nay.

Mời bạn xem thêm các bài viết:

Metrics là gì? Phân biệt Metrics và KPI

SEO ON-PAGE LÀ GÌ? VAI TRÒ CỦA TỐI ƯU SEO ON-PAGE 

CPE LÀ GÌ? CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ TRONG CHIẾN DỊCH MARKETING

MEDIA GYANCY
Địa chỉ: 238/2 Hoàng Diệu 2, P. Linh Chiểu, Q. Thủ Đức, Tp.HCM

Email: info@mediagyancy.com

Hotline: (028) 2201 2628